Beranda

Cilegon (www.kpu-tangerangkab.go.id) - KPU Provinsi Banten menggelar Rapat Koordinasi Penataan Kearsipan dan Bimbingan Teknis Persuratan & Penataan Arsip Di lingkungan KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota Se-Provinsi Banten bertempat di Kota Cilegon Selasa, (26/10/2021).

Tampak hadir Ketua, Anggota dan Sekretaris KPU Provinsi Banten beserta jajaran serta Ketua dan Sekretaris KPU kabupaten/kota beserta Kasubbag Keuangan, Umum dan Logistik KPU kabupaten/kota se Provinsi banten.

Dalam penyampaian laporan kegiatan, Plt. Kepala Bagian Keuangan, Umum dan Logistik KPU Provinsi Banten Ade Wahyu Margono menjelaskan terkait dengan tujuan dilaksanakannya kegiatan bimbingan teknis ini yaitu untuk penataan kearsipan yang ada di KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota Se-Provinsi Banten, dimana arsip yang ada harus sesuai dengan sistem dan peraturan yang ditetapkan oleh ANRI dan KPU RI.

Pada kesempatan itu Irfan Alfi selaku Ketua KPU Kota Cilegon mengucapkan selamat datang kepada semua panitia dan peserta dan menyampaikan bahwa  kearsipan ini merupakan momen yang sangat kita tunggu-tunggu karena sebagai bagian dari proses penyempurnaan tata kelola kearsipan pemilu dan pemilihan.

Dalam sambutannya, Ketua KPU Provinsi Banten Wahyul Furqon mengungkapkan bahwa kearsipan merupakan hal yang sangat penting, ketika selesai semua pekerjaan, seringkali semua dokumen arsip kurang diperhatikan padahal banyak hal penting yang kita kerjakan sehingga dokumen tersebut banyak yang terbengkalai.

“Bagaimana proses tata kelola arsip, pendokumentasian dan pemusnahan arsip tersebut, dimana tata kelola kearsipan yang kita lakukan terbentur adanya sumber daya yang khusus untuk membidanginya, sarana dan prasarananya belum memadai. Anggaran tata kelola kearsipan kadang tidak terpikirkan untuk dianggarkan oleh KPU RI”, ungkap Wahyul Furqon.

"Arsip-arsip yang tercipta dalam proses Pemilu/Pemilihan mesti dikelola dengan baik. Salah satu fungsi kearsipan dari aspek hukum adalah sebagai pembuktian.”pungkas Wahyul Furqon.

Narasumber pertama Yayan Daryan dari ANRI menyampaikan materi tentang Persuratan dan Penataan Arsip tentang Pengelolaan Pemilu.

“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip” jelas Yayan Daryan.

“Dalam pengelolaan arsip, terbagi dua yakni pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Fokus penyelamatan arsip negara oleh KPU pada pengelolaan arsip dinamis, sedangkan pengelolaan arsip statis menjadi fokus pelestarian arsip negara oleh ANRI” ungkap Yayan Daryan.

Menurut Yayan Daryan, Pengelolaan Arsip Dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan.

“Arsip dinamis terbagi dua yakni arsip aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus dan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun”, jelas Yayan Daryan.

Yayan menambahkan, penggunaan arsip aktif adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. Penggunaan arsip untuk berbagai kepentingan pengguna seperti Pertanggungjawaban, laporan, alat bukti/barang bukti, referensi perencanaan dan lain-lain.

Sementara itu narasumber kedua M.S. Iskandar Kepala Biro Umum KPU RI menyampaikan materi mengenai tata kelola persuratan dilingkungan KPU.

“Untuk Apa Naskah Dinas/Arsip  Dikelola? Yaitu untuk sumber informasi, alat bukti, memori organisasi, serta memori kolektif. Naskah dinas atau arsip yang baik adalah asli/autentik, dapat dipercaya, utuh/lengkap, serta dapat digunakan/ditemukan” terang M.S. Iskandar mengawali paparannya.

Lebih lanjut M.S. Iskandar menjelaskan mengenai alur/proses pengelolaan arsip dinamis dilingkungan pencipta arsip. Surat masuk atau surat keluar dilakukan pengkategorian, kemudian dilakukan registrasi, lalu distribusi.

“Terkait dengan arsip, perlu kita ketahui juga tentang penyusutan arsip, yaitu kegiatan  pengurangan jumlah  arsip dengan cara Pemindahan arsip inaktif dari  unit pengolah ke unit kearsipan, Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilaiguna, Penyerahan arsip statis kepada  lembaga Kearsipan. Semua proses tersebut dilakukan pendokumentasian. Adapun tujuan dilakukan penyusutan arsip adalan untuk efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip serta penyelamatan arsip bernilai kesejarahan” ungkap Kepala Biro Umum KPU RI.

Dihadapan peserta rapat, M.S. Iskandar mengenalkan aplikasi SRIKANDI yaitu Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi. “Sistem pengelolan secara digital elektronik akan menggunakan SRIKANDI yang dibuat oleh ANRI dan dokumen tersebut akan terakreditasi oleh ANRI. KPU  akan menggunakan aplikasi tersebut setelah digunakan secara nasional”, jelas M.S Iskandar.

Kegiatan rapat selain diisi dengan penyampaian materi juga dilakukan diskusi tanya jawab antara peserta dengan narasumber dan diakhiri dengan kegiatan foto bersama. - (Administrator)

Sumber : https://banten.kpu.go.id/berita/baca/7820/kpu-banten-gelar-rakor-penataan-kearsipan-dan-bimtek-persuratan